1樓：匿名使用者
其實，祕書，是個讓人歡喜讓人憂的職位，因為這是一個「易進難升」的職位，畢業生如果掌握得不好，可能終生的職業就是一個普通祕書，沒有任何上升的空間，極易被淘汰；相反如果能夠不斷的提升自已和把握機會，就可成為月入近萬元的高階祕書。（相關行政職位說明見本報10月15日第7版）。 一個能力強、受信任的祕書是老闆或上司的左右手，可以說，每個公司都需要這樣的人。
在目前來講，這依然是一個不斷升值的職業。
那麼，如何做一個開心而又成功的祕書呢？
首先，並不是所有的人都適合做祕書。祕書必須細心、主動、周到、忠誠，像老闆一樣熱愛公司，一切為公司的利益著想。所以，在選擇祕書這個職業的時候——如果你不是隻想混口飯吃的話，最好就慎重考慮，這個職業跟自己的性格、興趣以及期望是不是相符。
其次，祕書必須要清楚地知道自己的身份。祕書也可以期待當「將軍」，但是除非機遇從天而降，否則最好是把「大祕書」這樣的職位當作自己的目標。祕書工作帶有很強的服務性質，所以一心想取代主管的祕書是無法做好工作的。
此外，在與其他同事相處的時候，謙和是很重要的品質，狐假虎威的祕書讓人討厭，會給事務的處理帶來阻礙。
再次，祕書是處理事務工作的，所以要永遠「對事不對人」。如果上司將一件工作全權交給另一個人來做，並要求祕書輔助此事的話，那麼祕書要做的就是服從這個專案主管的命令，全力協助他處理好事情，而不是時不時地向上司打小報告。如果連專案主管都誇獎你是一個得力助手，你這個祕書的角色就算扮演好了。
大學生們要記住祕書不是決策者，不能隨意「做決定」。
最後，主動細心是一個成功祕書最重要的條件。一個好祕書一定知道什麼事情是重要的，哪些細節會給上司帶來幫助，誰又是老闆眼中的「大人物」……
一個被公司需要的、不可替代的好祕書，配得上一份高工資，也配得上公司的尊重。當新祕書被老闆差遣做這個那個或被老闆責罵的時候，千萬不要把時間浪費在抱怨上，而是要低下頭檢討：為什麼先前沒有想到如何把工作做好？
另外，要做一個好祕書，多方位的能力是很重要的，比如打字、速記、文案，還有一定的語言能力等等。而把握好保密原則也是一個好祕書的基本素質之一。祕書可以分三種：初級祕書
包括公司前臺接待、**接線生、部門事務助理等。職責一般比較單一，技術含量較低，薪金相對低一些。在職年齡一般不超過25歲。中級祕書
包括部門經理祕書、經理助理等處於中層管理者左右的祕書、中小公司的經理祕書。他們的權力和責任相對大一些，處理各種事件的能力要求也高一些，外語水平和計算機應用的能力要求更高一些，並要有很好的協調能力，薪水自然也高一些。在職年齡一般在25～35歲左右。
高階祕書
包括跨國公司首腦祕書、董事會祕書、地區總裁祕書等。這是處於高階領導層的要職，他們的領導能力、協調能力、管理能力都需要多年甚至十幾年的培養和修煉，很多人持有外國護照，年齡也偏大，這是祕書職位的頂點，到此時才能真正領悟祕書工作的全部內涵。一般的外資企業，他們需要的高階祕書是35～45歲的職業女性，要有長期的外企工作經歷，要有良好的外語條件，良好的溝通能力、協調能力、判斷能力和預見能力。
怎樣才能做個好祕書？
2樓：匿名使用者
身為祕書，在工作中應注意的問題：
1.與上司關係的處理：
祕書地位的特殊性，很多時候會尷尬。因此，要與上司成為朋友，但不能親密無間，太隨便，或是輕視上司，這是根本性的錯誤；不可涉及到上司的私生活，最好的方法是保持中庸之道，既不引人注目，又不默默無聞，讓他感到你的存在，但非無所不在。
體諒上司的勞苦，分擔他的壓力。要觀察細緻，儘可能考慮周到。
不急於表功。要把功勞讓給上司，表面上他可能會謙虛一番，私下底他會對你存有好感。
不忙著提建議。你的建議都表明對上司目前工作運作的不滿，所以要選擇好時間場合，才會有助於問題的解決。
不依靠上司，要保持工作積極態度，主動幫助、輔佐上司，要有相應的獨立性。
2．與工作人員關係協調：
要和同事們和平共處，不搞派系。在工作角色上，大家是平等的。
要有合作精神，主動幫助同事，消除隔閡，創造和睦的工作氣氛。
要寬容體諒他人，不強求別人。不同的人能力素質不同，要善待世事。
要勇於承擔責任。這一點很重要，工作中難免有錯誤，「心底無私天地寬」，有了問題能勇於承認錯誤和承擔責任，反而會得到別人的原諒和敬重。
此外，祕書的禮節、儀表、服飾和幽默感會影響到你公司的文化氛圍、職員們的精神面貌等諸多方面，不能簡單敷衍了
培養祕書口頭報告能力
祕書人員的口頭報告能力，是一個人分析能力、協調能力、應變能力、表達能力的綜合體現。迅速、簡潔、準確的口頭報告，有利於領導及時掌握情況，迅速作出決策。培養祕書人員的口頭報告能力，要從以下細節著於：
一、精心過濾，區別處理、區別對待、慎重處理，以免干擾領導的正常工作，甚至給領導造成被動。
二、弄清原委，力求準確。視資訊的真實性、完善性為生命，按時間、地點、人物、事件、經過、結果六要素調查瞭解，構建完善的資訊。
三、打好腹稿，簡明扼要。說話要講究層次，抓住主要事實；語言要精煉，不能重複；客觀陳述，不攙雜個人觀點，以免影響領導獨立思考。
四、舉止沉穩，口齒清晰。無論大事小事、難事易事、急事緩事，都要做到舉止沉穩，語調節器平和，口齒清晰，不卑不亢。
五、把握時機，靈活對待。在人員較多的場合，一般應注意保密，宣向領導個別報告。領導情緒不好時，要儘量做到語言平實、平鋪直述，以免引起領導情緒波動，影響對事情的正確答覆或處理。
不是特別急的事情，還可緩一步報告。領導正在講話或聚精會神地處理某一檔案，一般不要立即報告。
祕書日常工作程式
起提前到達上班地點
↓負責本人及領導辦公場所衛生清潔
↓領導文具、茶水準備、傢俱、物品有序擺放
↓分拆信件、分送報紙
↓領導到達時
↓提示領導本日日程 彙報有關事項 詢問領導本日日程
↓督辦重要事項，急事急辦
↓進行正常事務工作
↓接聽** 接待來賓 資料整理 撰寫文稿 列印影印 來往檔案 領導隨
並記錄 並校對 收發傳真 處理催辦 叫服務
↓領導臨時交辦的其他任務
↓下班時間向領導徵詢需辦事項
↓確定是否陪領導或在家加班
↓檢查檔案、鎖具、電器、電源情況後下班
領導發火時祕書如何對待
人都有脾氣，誰都有發脾氣的時候，終生不發一次脾氣的人是沒有的。其區別僅僅在於，有人脾氣大，有人脾氣小，有人是亂發脾氣，有人故意用發"脾氣"去達到一定的目的。
老闆是人，自然具有人的一切屬性，即老闆當然也會發脾氣。就通常的情況來看，老闆發脾氣往往與工作有關，即老闆們常常是有意無意地在用發脾氣的手段去達到一定的工作目的。
發脾氣對於一般人而言是一種應該控制的不良情緒，但對於老闆而言往往代表著一定的權威，這一點可以從戰場上前線指揮員的行為態度得到驗證。不少指揮員在激戰時都是發著脾氣指揮作戰。發脾氣往往能使對方產生心理震撼。
而下屬、員工的心裡震撼，常常是老闆希望看到的應激效果。假如，老闆在指揮工作時，其指令不能對下屬產生心理震撼，往往影響其工作效率。所以，就一般情況而論，權力越大的人其脾氣往往也就越大。
當然，所說的脾氣是指理智控制下的"脾氣"，超過理智界線的"脾氣"常常導致相反的效果。
員工在與老闆打交道、相處時，必須正確對待和妥善處理老闆發脾氣的問題。否則，要麼會使老闆小看你，要麼激化以方的矛盾，從而使一方、或雙方遭受不應有的損失。
對待老闆發脾氣的正確態度是：只要老闆不是有意侮辱人格，或故意找岔子，你應該以忍讓為上。
特別是當員工在工作上出了差錯，老闆為此發脾氣時，你不僅應該忍耐，而且應主動表示認錯或道歉。因為，事實證明，糾正一個人的錯誤的最好方法，與其說是和風細雨，不如說是適當地發點脾氣，只要不超分寸，後者的教育效果往往優於前者。
因此，對待老闆因工作問題發脾氣的正確態度是忍耐、自我反省、總結教訓。
假如在老闆發脾氣時，你認為自己受到了委屈，也不應該當場頂撞和對抗，同樣應該忍耐，不同的是，你可等老闆冷靜之後再向其做解釋。當然，這是指比較重大的事情，對於一些不涉及切身利益和個人尊嚴的小事情，你則大可不必與老闆斤斤計較。
值得指出的是，那些在老闆對其發脾氣之後，特別是受到委屈對待時，能主動向老闆表示親近的員工，將會被視為聰明、有理智的人。這不是委屈求全、而是一種良好的素質修養。此時，最愚蠢的行為，莫過於當場與老闆對抗、頂撞。
當然，地於那些品質惡劣、視員工為奴隸，動輒以發脾氣來壓服下屬、員工的老闆，筆者並不提倡逆來順受。具體的處理方法有三：一是"綿裡藏針"。
即你可採取比較溫和的態度，強硬的措辭，向老闆表示反抗，比如，你可用和藹的語氣，向老闆說出一些有份量的話；二是"旁敲側擊"。即你可以採用"借喻"、"比喻"、"喑喻"的手法，向老闆表示反抗。三是"針鋒相對"。
對於低素質的老闆，你不必過於忍讓。"針鋒相對"往往能使對方的行為有所收斂。但是必須注意有理、有利、有節，不可隨意擴大矛盾。
祕書寶典十招
1、有些事要想到領導前邊
雖然你要聽領導佈置工作，但有些事情，祕書要想在領導前邊，當好領導參謀。這樣做，領導才會感到你是一個好祕書。
2、領導佈置的工作要提前交卷
如寫材料、搞調查等，一定爭取按領導要求提前一點完成，對於按照要求完不成的任務，要提前向領導打招呼，使領導早有安排，免得被動。
3、注意保密工作
祕書和在領導身邊工作的職員，知道好多機密事情，有的事要比其他群眾早一些時候知道，一定注意保密，不能為了顯示自己的優越，隨意亂說。洩密的祕書是不稱職的，而且會給領導添麻煩的。
4、負責做領導與他人的溝通工作
當領導與另外領導或其他人發生矛盾時，做祕書工作的不能在領導面前火上加油，而要做領導的思想工作，使其消氣，併為領導向他人溝通，使矛盾儘快消除，別人會以為祕書的行動是受他的領導指使的。
5、平時多給領導提供資料
領導比較忙，有一些材料顧不上看，祕書就要將有關資料及時提供給領導，這會對他的決策有參考價值。
6、善於聽取領導意見
對領導的批評或要求，要認真聽取，不要因小事而同領導翻臉。有不同意見，可慢慢與領導溝通。
7、不要輕易在領導面前告別人的狀
輕易告別人的狀，影響領導對他人的看法，如果看錯了人，領導會從內心埋怨祕書。最好，只同領導談某些工作，不做那種議論是非的事。
8、不向領導提過高的有利於自己的要求
比如機關要分房子，祕書已經有了不錯的住房，還想要一套。這樣的事會使領導為難的。如果辦不成，以後領導會過敏地認為你不滿意了，即便辦成，影響也不好。
9、多到群眾中去
聽聽群眾對一些事情的議論和看法，以便提供給領導。祕書做到及時反映群眾要求，可以使領導辦事不脫離群眾，群眾也會對祕書反映群眾情緒的作法極為滿意。
10、要關心領導的生活
經常在領導身旁工作，對領導的飲食、作息時間、身體健康多進行關懷照顧，既體現了關心領導，又反映了同事之情。
祕書工作者知識結構的組成
於一個祕書工作者而言，一個完整的合理的知識結構應有三個方面:基礎知識、專業知識、相關知識
一、基礎知識
祕書工作者知識的第一個層次，是祕書工作者必備的知識和前提條件。祕書工作者的知識面要廣，基礎知識要紮實。為此祕書工作應掌握以下三個方面的知識。
1. 科學文化知識
基礎知識的基礎，包括語文、數學、歷史、地理、邏輯、英語等等。特別要注意語言文字和歷史知識的提高，重視歷史知識的學習，可以讓自己透過歷史的現象抓住內在的規律和本質的東西。
2. 馬列主義理論知識
哲學、政治經濟學、黨的建設、***理論、有實踐中不斷地學習，才能提高理論修養。
3. 政策法規知識
這是作為祕書工作者必備的知識，包括黨的路線、方針、政策和國家的憲法、法律法規、法令等相關的知識，特別要注重後者的學習。因為它在平時的工作中接觸最多的知識。
二、專業知識
是祕書工作者知識結構的核心或者是主體，也是區別於其他領域的知識結構的方面。
1 理論知識，是祕書學和祕書工作總體的理論知識，是祕書工作者勝任本職工作的重要前提，總的理論，
也是祕書工作的基本理論知識，祕書指導思想。 分門別類的理論，包括文書處理，資訊處理，資訊調研和祕書實務的理論。
2 業務知識，祕書工作中各個環節的操作常識，基本技能，操作規範，公文的起草等。
3 行業知識，祕書工作者所在機關的行業的基本知識。
三 相關知識
祕書工作者的輔助知識，它包括以下幾個方面的知識。
1 新的學科知識，社會科學和自然科學，是相關知識中的一個重要內容，包括行為科學、系統論、控制論、資訊理論。
2 管理學知識，行政管理，領導科學，決策等方面的知識。
3 社會交往知識，社會關係學，公共關係學，人際關係學等，以便祕書工作者在工作能夠提高自身的交際能力，資訊溝通能力。
4 心理學知識。
四 社會知識
國際知識，當前國際的基本問題，世界格局，政治，經濟，軍事，思想，科技，文化等方面知識的變化及發展情況。
國內知識，國情，民情，民俗，民風等 。
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